当塾では、体調不良等の理由で授業を欠席される場合、振替制度を設けており授業を他の日に振替することができます。

ルールがあり、パンフレットに記載しているシステム案内上では、

・振替制限有り（ひと月に、週の授業回数分まで）
・授業の1時間前まで
・振替の振替はできません
・日時の希望は聞けますが、講師の希望は原則できません

など規定をいくつか決めさせていただいております。

そのように記載させていただいてはいるのですが、なるべくいただいている授業料を無駄にしてほしくないと思っており、入会面談の際には「一応規定はありますが、極力振替対応させていただいております。」と伝えさせていただいています。

結果的に規則がゆるゆるになってきてしまった話を以前に書かせていただいたことがあります。
https://hikari-kobetsu.com/diary-list/2723/

 

先日また振替制度について思うことがあり、保護者の方に一斉メール送信をさせていただく出来事がありました。

9/30・10/1の2日間のお話しです。当日欠席がかなり多い2日間となってしまいました。

両日とも、条件が悪く

9/30振替休日（メインの中学）
10/1都民の日で学校お休み
9/30・10/1近隣でお祭り実施

と生徒が休む条件がそろってしまっていました💦

9/30に関しては授業予定人数75名に対し、欠席25名・・・

欠席率33％‼ 😯

もう学級閉鎖レベルです😢

1：2授業　12名
1：1授業　26名

もう大手塾なら「人件費高すぎる」と上司からめちゃくちゃ怒られるやつです笑

元々時間帯によっては人が足りないところもあり、人集めに苦労をしていました。
苦労して講師を集めた結果、必要なかった形となってしまい、これは悲しいと落ち込みました・・・

さすがにこれはつらいと思い、一斉メール送信をさせていただいたという流れです。

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当日、授業直前の欠席連絡が多く、講師の手配に大きく影響が出てしまっています。
事前に欠席がわかっていた場合は早めに連絡をいただきたいと思います。
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といった内容のメールです。

ただこのメールを送った後に少し後悔しました。

その後に欠席連絡をいただく方からは、
「本当に申し訳ないのですが、本日お休みさせていただいてよろしいでしょうか？」
「本日お休みしますが、直前の連絡なので振替は大丈夫です。」

等々・・・

保護者の方々に大変気を遣わせてしまいました。
逆に大変申し訳なく思いました。

あぁ、しまった・・・😓

伝え方が悪かった・・・

事前にもう少しお知らせをするなり、対応できたこともあったと反省しました。

 

改めてちゃんとしたルールを決め、徹底したいと思いました。

あまりに厳格なのもよくないですし、ゆるゆるすぎるのもよくないですね。
振替のシステム自体を見直し、申請方法なども考えたいと思います。

全員に納得していただくシステムを作るのは難しいかもしれませんが、よりよいシステムに変えていきたいと思います！

反省した話でした。。。